Noter onaylı suret nedir?
Suret, bir belgenin noter tarafından aslıyla karşılaştırılıp "aslının aynıdır" şerhiyle mühürlenen ve imzalanan kopyasıdır. 1512 sayılı Noterlik Kanunu, noterlere belgelerin onaylı örneğini verme yetkisi tanır. Onaylı suret, aslını vermek istemediğin ya da veremeyeceğin durumlarda kurumların güvenle kabul edebileceği bir kopya sağlar.
Hangi durumlarda istenir?
- Diploma, transkript ve sertifikaların başvurulara eklenmesi
- Kimlik, pasaport ve ehliyet örneklerinin yurt dışı ya da şirket işlemlerinde verilmesi
- Şirket imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi ve vekaletname örnekleri
- Tapu, ruhsat ve sözleşme gibi belgelerin bir dosyaya eklenmesi
- Yabancı dildeki belgelerin yeminli tercüme sonrası onaylanması
Bazı kurumlar artık e-Devlet'ten alınan barkodlu belgeyi kabul ediyor. Noter masrafına girmeden önce başvuru yaptığın kurumun barkodlu belgeyi kabul edip etmediğini sor.
Noterde suret çıkarma adımları
- Belgenin aslını götür: Noter, kopyayı mutlaka asılla karşılaştırır. Fotokopiden fotokopi onaylanmaz.
- Kimliğini yanında bulundur: Çoğu suret işleminde kimlik istenir; özellikle kişisel belgelerde işlem sahibinin kimliği kontrol edilir.
- Kaç adet gerektiğini söyle: Her suret ayrı ücretlendirilir. İhtiyacından fazla çıkarmamaya, ama eksik de bırakmamaya dikkat et.
- Ödemeyi yap ve teslim al: Ücret, Noterlik Ücret Tarifesi'ne göre sayfa sayısı ve işlem türüne bağlı olarak belirlenir; tarife her yıl güncellenir.
Türkiye'deki herhangi bir noterde bu işlemi yaptırabilirsin; ikamet ettiğin ilin noteri olması gerekmez.
Yabancı belgeler ve tercüme
Yurt dışında kullanacağın bir belge için çoğu zaman önce yeminli tercüman çevirisi, ardından noter onayı, gerekirse apostil şerhi gerekir. Yurt dışından gelen bir belgeyi Türkiye'de kullanacaksan, belge apostilli ya da konsolosluk onaylı olmalı, sonra yeminli tercümesi noterde onaylanmalıdır. Sırayı karıştırmak işlemin baştan yapılmasına yol açabilir; belgeyi isteyen kurumdan sırayı yazılı olarak öğren.
Dikkat edilecekler
- Suretin üzerinde noterin mühürü, imzası ve yevmiye numarası bulunmalı.
- Çok sayfalı belgelerde sayfalar birbirine bağlanır ve her sayfa onaylanır; zımbayı sökme.
- Sureti istenen tarihten çok önce çıkarırsan bazı kurumlar "son üç ay içinde alınmış" gibi şartlar arayabilir.
- Kişisel belgelerini başkasına onaylatmak için vermen gerekiyorsa, belgenin aslını teslim edeceğin kişiye güvendiğinden emin ol.
Hangi belgeye hangi onay?
Her "onay" aynı değildir. Noter onaylı suret, belgenin kopyasının asılla aynı olduğunu gösterir. Yeminli tercüme onayı, yabancı dildeki bir belgenin çevirisinin yeminli tercüman tarafından yapıldığını ve tercümanın imzasının noterce onaylandığını gösterir. Apostil ise belgenin yurt dışında kullanılabilmesi için imza ve mührün gerçekliğini onaylayan ayrı bir şerhtir. Bir kurum "onaylı belge" istediğinde bunlardan hangisini kastettiğini mutlaka sor.
Masrafı azaltmak için
- Önce barkodlu e-Devlet belgesinin kabul edilip edilmediğini öğren; kabul ediliyorsa noter masrafına gerek kalmaz.
- Aynı belgeyi birden fazla kuruma vereceksen tüm suretleri tek seferde çıkar; ayrı ayrı gitmek zaman kaybettirir.
- Çok sayfalı belgelerde gerçekten gereken sayfaları belirle; bazı kurumlar belgenin yalnızca ilgili sayfasını ister.
- Kimlik fotokopisi gibi basit belgeler için birçok kurum asıl kimliği görerek fotokopiyi kendisi onaylar ("aslı görülmüştür" kaşesi); noter suretine gerek kalmayabilir.
Onaylı sureti teslim ederken kendin için de bir fotokopi sakla; hangi kuruma, hangi tarihte ne verdiğini not almak ileride işini kolaylaştırır.