e-İmza nedir?
e-İmza, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na göre "güvenli elektronik imza" olarak tanımlanan ve elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğuran imzadır. Bir USB çubuk ya da akıllı kart içindeki "nitelikli elektronik sertifika" ile atılır ve kimin attığını, belgenin sonradan değiştirilip değiştirilmediğini kanıtlar. Kanun, bazı işlemleri (ör. resmî şekle bağlı hukuki işlemler ve teminat sözleşmeleri) e-imzanın kapsamı dışında tutar.
e-İmzayı en çok mali müşavirler, avukatlar, şirket yetkilileri, ihaleye giren firmalar, UYAP üzerinden dava takibi yapanlar ve KEP adresi kullananlar kullanır.
e-İmza nereden alınır?
Nitelikli elektronik sertifikayı, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilmiş elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından alırsın. Kamu tarafında TÜBİTAK BİLGEM bünyesindeki Kamu Sertifikasyon Merkezi hizmet verir; özel sektörde birkaç yetkili şirket vardır. Yetkili hizmet sağlayıcıların güncel listesi BTK'nın sayfasında yayımlanır. Sertifika genelde bir, iki ya da üç yıllık alınır; ücret süreye ve hizmet sağlayıcıya göre değişir.
Başvuru adımları
- Hizmet sağlayıcıyı seç ve internet sitesinden çevrimiçi başvuru formunu doldur. T.C. kimlik numaran, iletişim bilgilerin ve sertifikanın teslim adresi istenir.
- Ödemeyi yap: Sertifika ücreti ile birlikte, eğer yoksa USB kart okuyucu (token) ücretini öde.
- Kimliğini doğrulat: Nitelikli sertifika için yüz yüze kimlik doğrulama şarttır. Bu işlem hizmet sağlayıcının ofisinde, anlaşmalı noterlerde ya da kargo/kurye teslimatında görevliye kimlik gösterilerek yapılır. Bazı sağlayıcılar PTT şubelerinde de doğrulama yapar.
- Taahhütnameyi imzala: Sertifika kullanımına ilişkin taahhütname ıslak imzayla imzalanır.
- Teslim al ve şifreni belirle: Token eline ulaştığında hizmet sağlayıcının gönderdiği bilgilerle PIN kodunu belirle ya da sana iletilen PIN'i değiştir.
Kurulum ve kullanım
- Bilgisayarına kart okuyucu sürücüsünü ve imzalama programını hizmet sağlayıcının sitesinden indir.
- Java gerektiren eski uygulamalar için tarayıcı ve Java sürümlerini sağlayıcının önerdiği şekilde ayarla.
- Belge imzalamak için imza programını aç, dosyayı seç, tokenı tak ve PIN'ini gir.
- PIN kodunu üst üste birkaç kez yanlış girersen sertifika kilitlenir. Kilit açma için PUK kodu ya da hizmet sağlayıcının desteği gerekir.
Dikkat edilecekler
e-İmza kişiseldir; tokenını ve PIN'ini kimseyle paylaşma. Başkasına verdiğin e-imzayla atılan her imza senin imzan sayılır. Sertifikanın süresi dolmadan yenileme başvurusu yap; süresi geçen sertifikayla imza atılamaz. Token kaybolursa hemen hizmet sağlayıcıyı arayıp sertifikayı iptal ettir.
e-İmza mı, mobil imza mı, e-Devlet şifresi mi?
Bu üç araç sık karıştırılır. e-Devlet şifresi yalnızca kimliğini doğrulamaya yarar; belge imzalamaz. Mobil imza, nitelikli sertifikanın cep telefonu hattındaki SIM kartta tutulduğu imza türüdür ve telefonun yanında olduğu sürece token taşımadan imza atmanı sağlar; operatör üzerinden başvurulur. e-İmza ise sertifikayı bir USB token ya da akıllı kartta taşır ve özellikle bilgisayarda yoğun imza atan meslek grupları tarafından tercih edilir.
Kimler hangi işlem için kullanır?
- Avukatlar: UYAP üzerinden dava dilekçesi göndermek ve dosya incelemek
- Mali müşavirler ve şirketler: e-Fatura, e-Defter ve beyanname işlemleri
- İhaleye girenler: Elektronik ihale tekliflerini imzalamak
- Bireyler: KEP üzerinden resmi yazışma, bazı kamu başvuruları ve elektronik sözleşmeler
Yenileme zamanı geldiğinde
Hizmet sağlayıcın genellikle süre dolmadan önce e-posta ya da SMS ile hatırlatma gönderir. Yenilemede yeniden yüz yüze kimlik doğrulaması gerekip gerekmediği sağlayıcıya ve sertifikanın durumuna göre değişir. Token'ın arızalanmadıysa yenileme sertifikası aynı cihaza yüklenebilir.